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  • 企业搬迁作业说明

    发布时间:2012-04-18 03:02:03
     
     

    1.0目的及适用范围

    规范公司搬迁工作流程,提高搬迁工作效率和效果,确保搬迁工作安全,同时为顾客搬迁公司提供引导服务。适用于相关搬迁工作的指引。

    搬迁作业说明

    3.0公司搬迁作业标准

    任务名称

    关键词

    任务程序、重点及标准

    3.1策划阶段

    3.1.1职责

    标准

    时限

    3.1.1职责

    3.1.1.1人力资源与行政部负责新址的确定及装修工作。

    3.1.1.2人力资源与行政部负责搬家公司的选定与评审,并签定合同。

    3.1.1.3各相关部门负责本部门搬迁工作。

     

    3.1.2早期策划

    3.1.2早期策划

    3.1.2.1人力资源与行政人事部根据公司发展需求,确定新址的选定,并报公司领导审批。

    3.1.2.2人力资源部根据公司批复情况,制订新址装修设计方案。

    3.1.2.3公司指定专人跟进装修进度、质量,并做好验收工作。

    提前三个月

    3.1.3搬迁准备

    3.1.3搬迁准备

    3.1.3.1人力资源与行政部提前一个月编制《公司搬迁方案》,并提交公司审批后,传达到相关部门,并传达到所有搬迁个人。

    3.1.3.2成立搬迁小组,公司总经理任组长,副总经理任副组长,各相关部门负责人任组员。

    a.组长职责

    n           组织、策划本次搬迁的全面工作;

    n           讨论制订部门搬迁的工作方案并组织实施;

    n           协调搬迁工作中出现的矛盾和问题;

    n           及时调度搬迁的过程;

    n           协调好搬迁公司在搬运物品时做好物品的防护工作。

    b.副组长职责

    n           负责区域搬迁活动的指导与组织;

    n           负责区域搬迁活动的监督;

    n           负责执行搬迁活动工作方案的实施;

    n           协助组长处理在搬迁过程中出现的问题;

    n           及时调度负责区域内的搬迁活动的进度;

    n           协调做好搬迁过程中物品的防护工作。

    c.成员职责

    n           负责搬迁过程中装车的全程监督;

    n           负责搬迁过程中车辆押运的全程监督;

    n           负责搬迁过程中卸车全程的监督;

    n           负责搬迁过程中卸车后物料防损措施的监督与指导。

    提前一个月

    3.1.3.3确定办公室功能标识,并安排好相关办公人员的位置。

    3.1.3.4确定新址通讯、网络、电话等设施设备运行状况,并做好跟踪工作。

    3.1.3.5选定合格的搬家公司,进行评估,组织相关部门进行评审后,上报公司审批。

    3.1.3.6确定搬迁顺序,公司所需搬迁的物资,以及搬迁有具体时间安排。

    提前三周

    3.1.3.7对所搬迁的物资进行拆解、打包、分装,并做好有效的安全防护措施、分类存放,做好相关的标识、标号。对不需要搬迁的物品,应做好相应的处置工作。

    a.电脑类应由专业人员拆解,并对电脑主机、显示器做好防碰防撞保护;

    b.空调、冰箱、打印机、复印机等电器类应由专业技术人员拆解,分类标号存放;

    c.档案、文档应打包,做好标记,分类存放;

    d.贵重家具应泡沫包装,抽屉应拆解或者封好;

    e.财务空白支票、现金、票据及公司印章应单独指定专人保管;

    f. 个人办公用品要求员工做好打包、标记存放。

    3.1.3.8安排清洁人员对新址进行彻底清洁;对新址地面、墙角、门边做好保护。

    3.1.3.9确认搬家公司做好准备工作。

    至少提前二天

    3.2实施阶段

    3.2.1监督实施

    3.2.1监督实施

    3.2.1.1相关部门严格按照《公司搬迁方案》指定的计划有序的进行搬迁工作,各分管领导做好监督指导工作。向搬运人员指明哪个箱子或那件物品属于重点保护,可能的话在箱子上加醒目标识或提示语;一些易碎的物品或贵重的物品最好自己搬运;亲自监督大件家用电器的搬放;有些很沉或体积庞大的家具(如柜子等)应有人在旁边指挥;易碎或怕压的物品应放在最上边,最后装车,最先卸货。

    3.2.1.2各组应指定专人督导搬家公司对物品的搬运,并做好装车记录。

    3.2.1.3必要时安装专人押车,并做好接收记录。

    3.2.1.4新址接收人员须确认搬运物品与清单相符合,并确认物品完好时,方可签收。

     

    3.2.2安全事项

    3.2.2安全事项

    3.2.2.1为确保搬迁安全,应尽量减少需要搬迁的东西;

    3.2.2.2仔细挑选责任心强的作为现场搬迁监督人员,切实做好监督工作;

    3.2.2.3对贵重物品进行密封,在接收时注意查看密封情况;

    3.2.2.4对搬迁中的装车-运输-卸车-搬运实施全程监督;

    3.2.2.5按照搬迁监督小组职责建立监管链并实施;

    3.2.2.6搬运物品过程中,如遇陌生人威胁应及时妥善处理,必要时请求警方协助;

    3.2.2.7要求搬家公司认真检查车辆,确保运输途中的安全;

    3.2.2.8做好员工宣传动员工作,对《公司搬迁计划》要做好保密工作;

    3.2.2.9按办公楼进驻情况,合理选择搬迁日期和时段,避免选择高峰期、高峰时段搬迁。

     

    3.3检查阶段

    3.3.1搬迁完成

    3.3.1搬迁完成

    3.3.1.1人力资源与行政部收集所有符合规定的因搬迁所产生的费用票据,做好费用报销工作;

    3.3.1.2对新址办公现场进行疏理,确保尽快投入到正常的工作状态;

    3.3.1.3及时对涉及到公司地址需要变更的信息进行收集,并统一做好变更工作,必要时,及时以书面或者邮件的形式知会相关客户或者借助媒体发布。

    三天内

    3.4处理阶段

    3.4.1搬迁总结

    3.4.1搬迁总结

    3.4.1.1进入正常工作状态后,各相关部门应对搬迁过程中的损伤、丢失物品进行统计,并做好相应的处理工作;

    3.4.1.2针对搬迁过程中存在的问题,及时进行分析、查找原因,必要时将纠正/预防措施纳入体系文件。

     

    4.0相关文件

    4.1

    5.0相关记录

    5.1

    《装运物品清单》

    5.2

    《装运物品签收表》